Verplichte externe audit: wat u moet weten en doen

Apothekers moeten voortaan om de vier jaar een externe audit van hun apotheek laten afnemen. De externe auditeur stelt een rapport op met suggesties en aanbevelingen om de organisatie en dienstverlening te verbeteren. Zo'n externe kijk op de werking van een apotheek kan erg verrijkend zijn, zegt Hendrik De Rocker, secretaris-generaal APB.

De externe audit kadert in een evolutie waarbij het FAGG steeds meer de nadruk legt op autocontrole door de sector zelf, zegt Hendrik De Rocker. "Denk aan de controle op geneesmiddelen door onze eigen DGO, of de kwaliteitszorg rond magistrale bereidingen waarbij apothekers vrijwillig bereidingen kunnen laten analyseren. We kennen ook al de verplichting van zelfevaluatie waarbij de apotheek intern de verschillende aspecten van apotheekvoering beoordeelt. De externe audit is de volgende stap in dit proces."

APOTHEKER KIEST ZELF

De krijtlijnen voor de autocontrole, waaronder de externe audit, werden door het FAGG vastgelegd. Op basis hiervan ontwikkelden APB en de lokale beroepsverenigingen via een nationaal project een auditprocedure die haalbaar en realistisch is voor elke apotheek. De auditeurs werden binnen datzelfde project nationaal opgeleid, zodat de audit op dezelfde manier gebeurt voor iedere apotheek.

Elke apotheek moet zich in een periode van vier jaar één keer laten doorlichten (voor de eerste audit is dat vijf jaar, voor september 2028). De apotheek moet zelf de audit aanvragen. Daartoe hebben de lokale beroepsorganisaties lijsten opgesteld van externe auditeurs die binnen de regio actief zijn. De apotheker kiest een auditeur uit die lijst en spreekt zelf een tijdstip en honorarium voor de audit af. Er mag geen belangenconflict zijn tussen de geauditeerde apotheek en de auditeur; het kan dus bijvoorbeeld niet dat een apotheker die werkt binnen een groepering een apotheek van de groepering gaat auditen.

Een audit zal ongeveer een halve dag duren. "De onafhankelijke auditeur volgt een vastgelegde vragenlijst waarin alle onderwerpen aan bod komen die belangrijk zijn voor een kwaliteitsvolle werking", zegt Hendrik De Rocker. "De auditeurs zijn zelf apotheker met de nodige praktijkervaring; ze weten dus waarover ze praten." Momenteel zijn er al 28 Nederlandstalige en 24 Franstalige apothekers opgeleid.

KWALITEIT VERBETEREN

Het resultaat van de audit is een vertrouwelijk rapport waarin alleen de auditeur en de apotheek inzage hebben. De inhoud wordt niet gedeeld met het FAGG, APB of de lokale apothekersvereniging. "Je moet de audit zien als een lijst met suggesties voor verbeterpunten", legt Hendrik De Rocker uit. "Als het bijvoorbeeld gaat over de koude keten, dan ben je volledig in orde als je een temperatuurlogger in de koelkast hebt liggen. Maar als je die logger nooit uitleest, dan schiet die natuurlijk zijn doel voorbij. In de audit krijg je daarom de vraag hoe vaak je de logger uitleest - is dat elke dag, elke week, elke maand? Doe je dat visueel, of bekijk je een grafiek op je pc? Uit dat soort vragen kan je leren wat er nog kan verbeteren aan de werking."

De audit is geen instrument voor kwaliteitscontrole maar voor kwaliteitsverbetering

Het is aan de apotheker om de conclusies uit de audit te trekken en in samenspraak met het apotheekteam en onder begeleiding van de auditeur een actieplan op te stellen, verduidelijkt Hendrik De Rocker. "De audit is geen instrument voor kwaliteitscontrole maar voor kwaliteitsverbetering. Buiten de auditeur en de apotheker zelf weet niemand wat er in het auditrapport staat. Maar ik zie niet in waarom je de adviezen en de actiepunten die daaruit voortkomen zou willen negeren."

De apotheker kiest zelf het tempo waarin aan verbeterpunten wordt gewerkt en de manier waarop deze geëvalueerd worden. Er zijn geen sancties als aanbevelingen in de audit niet worden gevolgd. "Wel ben je verplicht om in de volgende periode van vier jaar opnieuw een externe audit te laten doen, met dezelfde auditeur of een andere", vult Hendrik De Rocker nog aan.

VOORBEREIDEN KAN

In principe moet een apotheek zich niet voorbereiden op een externe audit. "De audit constateert gewoon wat je doet in je dagelijkse praktijk, je moet daar niet voor studeren", zegt Hendrik De Rocker. "Maar veel mensen vinden het wel comfortabel om toch een idee te hebben van wat er in de audit aan bod komt. Daarom hebben we met APB een uitgebreide toolbox ontwikkeld die via MyAPB consulteerbaar is. Daarin kan de apotheker nog eens nalezen wat het doel van de audit is en hoe een audit verloopt. De vragenlijst met 20 onderwerpen die de auditeur als leidraad gebruikt, staat daar ook bij, dus wie wil kan zich daarop voorbereiden."

Het systeem van de audits zelf wordt ook geëvalueerd, zegt Hendrik De Rocker. "We staan aan het begin van het proces, en we zullen leren of er aan de manier van werken of de inhoud van de audit iets veranderd moet worden. Maar dat een externe audit enorm leerrijk zal zijn, daar twijfel ik niet aan. Apothekers doen al lang aan zelfevaluaties, maar na een tijd ben je zo vertrouwd met je eigen systemen en procedures dat je die niet meer in vraag stelt. Het is enorm verrijkend om een buitenstaander met kennis van zaken daar kritisch naar te laten kijken."